[허원범 원장의 리얼 개원 스토리](13) 치과시스템 ­ 치과내부 네트워킹, 하루마감 시스템
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[허원범 원장의 리얼 개원 스토리](13) 치과시스템 ­ 치과내부 네트워킹, 하루마감 시스템
  • 허원범 원장
  • 승인 2023.02.03 14:34
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나는 개원 2년차의 신규 치과 원장이다.  이미 오랜 시간 성공적으로 치과를 경영하고 있는 선배 원장님들도 물론 많이 계실 것이다. 그러나 개원 초반에 치과를 세팅하고 점차 발전해 나아가는 내 이야기 또한 개원을 앞두거나 혹은 개원한 지 얼마 되지 않는 원장님들께 실질적인 도움이 될 것이라 생각되어 작년에 이어 연재하기로 했다. 필자는 항상 방법론에 관심이 많다. 관련해 여러 차례 수상도 했고 <시험의 전략>이라는 책을 출간하기도 했다. 개원에 대한 기록과 정리 또한 이곳 덴포라인 페이지를 빌려 이어가려 한다.
글 | 허원범 원장(더센트럴치과)

 

치과내부 네트워킹 


최근 개원하는 치과들은 더 많은 컴퓨터가 필요해지고 있다. 필자 또한, 체어별 컴퓨터는 물론이고 전자차트 차팅을 위한 데스크탑을 따로 구비하고, 아침 회의를 위해 세미나실, 디지털 기공용 컴퓨터를 기공실에 별도로 설치하는 등 세어보니 개원하고 20대가 넘는 PC를 설치했다. 이 정도면 소규모 PC방 급이다. 이런 많은 컴퓨터 사이의 소통 또한 중요한 이슈가 될 수 있다. 덴트웹 등의 차팅프로그램이나 x-ray 뷰어를 차치하고서라도 공동으로 사용하는 업무 파일 등에 대해 쉽게 접근할 수 있어야 한다. 
그래서 차팅 프로그램이 설치된 컴퓨터에 공유폴더를 만들어 병원 네트워크 내 어디서든 해당 폴더에 대한 읽기, 쓰기에 접근할 수 있도록 관리한다.

 

공유폴더 안의 여러 범주는 사진처럼 폴더에 각 번호를 정해 관리하고 있다. 범주 앞에 번호가 있으면 종류별로 정렬이 쉽고 차후에 위치를 기억하기도 쉽다. 
주요 정보들은 한 자릿수인 앞쪽, 20~30번 대는 직원 개인폴더, 50번 대는 설명자료 등의 식이다. 직원 개인 폴더를 만들어 주는 것은 꼭 필요하다고 생각하는데, 그래야 이들이 파일을 좀 더 편하게 생성하여 자기 폴더에 저장할 수 있다. 직원들이 자신이 만든 파일을 공식적으로 보이는 특정 번호의 폴더에 저장하는 것을 부담스러워하는 경향 때문이라 생각한다.
재료 담당 직원이나 간식 담당 직원이 온라인에서 쇼핑을 하려면 공용으로 쓰는 인터넷 사이트별 아이디가 필요하다. 그래서 치과재료 관련 사이트나 일반 쇼핑몰 등 몇 가지 사이트에 대해서는 아이디와 비번을 공유하는 파일 목록을 만들어 사용하고 있다. 
물론 이런 엑셀 파일은 자체 비밀번호를 설정해 혹시나 외부인이 접근했을 때 쉽게 열지 못하게 한다.

 

한편, 치과 각 공간 사이 언어소통은 인터넷 전화 내선 기능을 사용한다. 위치별 고유 전화번호는 기억하기 어렵기 때문에 당연히 단축번호를 설정해놓고 이용한다. 
필자의 인터넷 전화기 모델은 6개의 단축번호 지정이 가능하므로 자기 번호를 포함하여 최대 7구역 지정할 수 있다. 이들 번호는 기억하고 떠올리기 쉽게 데스크부터 각 구역을 시계방향 순으로 지정하고 각 전화기 기본화면에 해당 단축번호가 표기되게 설정했다. 

각 구역 상시 모니터링은 CCTV를 이용한다. 
배치된 CCTV의 보안뷰어 프로그램을 원장실 컴퓨터에 설치해 상시로 화면을 볼 수 있게 했다. 그리고 CCTV를 언제든 쉽고 편리하게 확인하기 위해 별도로 모니터를 사용한다. 이 CCTV용 모니터는 벽면에 고정했다. 그리고 원장실에서 차트를 보거나 여러 컴퓨터 작업을 하려면 듀얼 모니터가 유용하기 때문에 결국 좋은 사양의 본체 하나에 27인치 3중 모니터를 연결해 쓰고 있다.

 

이렇게 적절히 세팅이 된 원장실의 컴퓨터는 외부에서도 접속할 수 있다면 유리하다. 원장이 외부 업무를 보거나 또는 직원들만 출근했을 시 외부에서 치과 내부 사정을 쉽게 확인할 수 있기 때문이다. 
외부에서 자신의 특정 PC의 접근을 돕는 프로그램으로 애니디스크, 팀뷰터, 구글 원격 등이 있다. 고민해본 결과 비용이 들지 않으며 별도 프로그램 설치하지 않아도 되는 ‘구글 원격’을 선택해서 이용하는 데 만족한다. 
물론 이를 위해서는 원장실 컴퓨터가 항상 켜져 있어야 한다. 절전상태는 안되고 최소한 화면보호기 상태로라도 활성 중이어야 외부 접속이 가능하다.

 하루 마감 시스템 
■기계실 관리
퇴근 시 치과 종료 업무 중 가장 중요한 것은 역시나 기계실의 장비들을 마감하는 일이다. 
혹시라도 컴프레셔에 물이 들어가거나 고장이 난다든지, 바닥 누수가 된다면 다음날 진료에 차질이 생기며 물적 피해 또한 상당히 클 수 있기 때문이다. 그래서 필자가 이전에 근무하던 어떤 치과는 직원이 기계실 장비들을 끄고 해당 사진을 치과 단체 채팅방에 올리는 것으로 하루를 마감하기도 했다. 사진이 올라오지 않으면 원장이나 실장이 다시 확인하는 식이다.

기계실에서 확인해야 할 것은 
 

① 컴프레셔(전원Off, Air out) 
② 수도 잠금  
③ 석션기 전원 Off 

이 3가지이다. 필자는 ②수도 잠금의 경우 데스크의 대기실 전등 조작을 위한 메인스위치 공간에 추가로 스위치를 설치해 2중 잠금을 하고 있다.(인테리어 업체 ‘지오드림’ 아이디어) 
물론 비슷하게 원격 잠금 레버 스위치를 설치하면 가장 중요한 ①컴프레셔 포함하여 모두를 데스크 쪽에서 조작이 이론적으로는 가능할 수 있지만 그렇게 되면 기계실에 들어갈 일이 없으므로 문제를 키울 수 있다. 
예를 들어 스위치가 작동하지 않는데 모르고 있다가 컴프레셔가 망가지거나 초기 누수를 발견하지 못할 수도 있다. 그래서 누군가 기계실을 매일 확인해야 한다는 게 인테리어 업체와 논의한 결론. 

■컴퓨터 및 프로그램 종료
프로그램 종료를 언급하기 전에 우선 전자차트의 서버, x-ray 사진들의 서버가 어디인지 확인부터 해야 하겠다. 전자차트와 파노라마기기를 처음 설치할 때 이 위치를 정하는데 필자는 통상적인 것처럼 차팅 프로그램(덴트웹)의 서버로 상담실 컴퓨터를, x-ray 사진의 서버는 파노라마/CT 장비와 직접 연결된 촬영 컴퓨터를 선택했다. 그래서 이 두 가지 컴퓨터의 종료와 백업에 매일 신경을 쓰게 된다.

먼저 직원들이 퇴근하며 진료실 전등과 컴퓨터, 체어 등의 전원을 끄는데 이때 상담실 컴퓨터와 x-ray 컴퓨터는 종료하지 않는다. 원장이 남아서 그날 차트리뷰와 다음날 예약을 확인할 때 필요하기 때문이다. 단, 백업은 직원들 몫이다. NAS 백업시스템을 구축해서 바탕화면에 있는 단축아이콘만 클릭하면 되는데 이것 역시 전자차트 컴퓨터 따로, x-ray 컴퓨터 따로 이다. 특별히 담당자를 지정하기는 휴무나 연차 등으로 복잡해지므로 파노라마 장비를 off 하는 사람이 백업도 실행하는 것으로 정했다.

 

한편, NAS는 장치를 직접 구매하고 세팅 방법을 학습해 원장이 셀프 설치해도 되지만 보통은 초기 인테리어  중 네트워크 설치 시 함께 주문하는 편이 일반적이며 편하다. 필자는 추후에 따로 업체에 NAS설치를 부탁하는 탓에 비용을 더 지불해야 했다.
차트를 모두 확인하고 덴트웹을 종료할 때는 덴트웹의 메신저를 이용해 컴퓨터들을 한 번에 일괄 종료한다. 이때 x-ray 컴퓨터도 꺼지며 그 외에 직원들이 끄지 않은 컴퓨터가 있다면 함께 종료된다.

 

 

단, 덴트웹 서버 컴퓨터인 상담실과 원장실은 예외설정으로 일괄 종료되지 않는다. 퇴근 후 필요에 따라 차트 확인을 위해 외부에서 접속하는 경우가 간혹 있기 때문이다. 예외 설정은 해당 컴퓨터의 덴트웹 메뉴에서 ‘환경설정’ - ‘기타설정’ - ‘컴퓨터 자동종료 제외’ 항목을 체크하면 된다.

■그 외 마감관리 (냉난방기, 바닥청소)
치과는 구조상 격실이 많아 냉난방기 역시 많은 대수가 필요하다. 그래서 일일이 그들이 꺼졌는지 확인하기가 상당히 번거로울 수 있다. 그런데 자칫 켜놓는 기계가 있다면 괜한 전력소비가 일어날 테고 말이다. 그래서 IOT기술을 이용해 관리하면 유용하다. 즉, 휴대폰 앱과 냉난방기 기계들을 연결해주면 앱으로 기기제어가 가능하고 켜짐/꺼짐 등의 현재 상태를 일괄적으로 관리할 수 있다. 필자는 LG 냉난방기를 설치해서 ThinQ 앱을 사용한다. 또 다른 주 사용 냉난방기 브랜드인 삼성전자의 경우 SmartThings 이라는 IOT기술(앱)이 있으니 참고. 
그리고 최신 기기들은 대부분 이런 기술들을 지원할 가능성이 높으나 새로 설치해도 냉난방기 업체에 따라서 지원되지 않는 버전의 기기로 설치해주는 경우도 있다고 한다. 따라서 냉난방기 설치 전에 담당 업체에 확인하는 편이 좋겠다.

 

필자가 퇴근 전, 마지막 일은 바닥에 큰 물건들(로봇청소기가 잘못 흡입할만한 크기)이 떨어져 있는지 간단히 확인 후 로봇청소기를 실행시키는 것이다. 로봇청소기가 치과의 넓은 바닥을 어느 정도 청소해주면 청소 업무가 훨씬 줄기 때문에 인력도 아끼고 청소의뢰 시간을 줄일 수 있다. 청소상태 또한 앱으로 확인할 수 있으며 필요하다면 추가로 기기를 원격 조작할 수 있다. 그리고 로봇청소기가 자주 에러를 발생시키는 구역(사진에서 붉은색 박스)을 찾아 청소금지 구역 등 지정을 하면 보다 원활히 기기를 사용할 수 있다.

그럼, 다음 달 3월호 직원 관리 : 직원 급여 설정과 연봉 재협상 편에서 뵙겠다.


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