[해피투게더] 치과병(의)원의 안방 살림꾼 치과경영관리사 (23)
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[해피투게더] 치과병(의)원의 안방 살림꾼 치과경영관리사 (23)
  • 덴포라인 취재팀
  • 승인 2012.04.05 15:18
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외상매입금

치과병(의)원의 안방 살림꾼 치과경영관리사

외상매입금


김인걸, 남양주시 한양치과의원

외상매입금은 치과의원의 지출을 조직, 입증, 분류하는 체계로, 청구서 수표를 서면 작성을 확인하고 부과금을 입증하며 지출을 분류한다. 회계사는 계좌와 서류 준비를 점검하는 조정을 한다.

외상매입금 체계의 조직
① 연체되지 않게 수표 생성하는 각 달의 정해진 날짜를 설정한다. 일부 지급급여 수표, 정부기관에 납부할 지불금, 다른 지불유형은 지불하거나 벌금이 부과될 명확한 날짜가 있다.

② 서면 작성된 청구서를 지불하는 수표의 날짜에 따라서 미납된 청구서를 분류하는 서류철 체계를 개발한다. 명세서를 받으면 만기일을 점검하고 정확한 폴더에 명세서를 철한다.

③ 명세서를 지불하기 전에 송장과 명세서를 비교하여 게시(부과금과 지불금)를 검증한다. 오차가 발견되면 치과경영관리사는 정정할 책임이 있다.

④ 컴퓨터 수표작성 프로그램이나 수작업 수표 작성체계를 사용한 수표를 준비한다.

⑤ 명세서에 지불된 날짜의 도장을 찍고 수표번호를 기록한다. 적절한 파일에 지불된 명세서를 철한다.

⑥ 회계보고에 사용되는 지출을 분류한다.


지출의 검증
치과의원에 송장이 도착하면 외상매입금으로 처리한다. 주문한 치과경영관리사는 물품을 확인한다. 재고가 없는 상품의 주문(이월주문)이나 운송되지 못한 물품은 주석을 단다. 송장은 보관한다. 치과기공소는 치과의원에 계속 송장을 보내고 월말에 요약한 명세서를 생성한다. 송장은 명세서 부과금의 검증에 사용된다. 치과경영관리사는 명세서를 치과의사나 원무관리자에게 위임할 책임이 있다.

수표 작성법
청구서 지불을 위한 승인을 받은 후 다음 단계는 수표를 쓰거나 지불을 위임한다. 계산서는 여러 방법으로 지불되는데, 종이 수표는 pegboard(한번에 쓰는) 복사본, 컴퓨터 인쇄출력, 타이프 작성이나 수기 작성한 수표 서식으로 제출된다. 청구서는 전자로 지불된다.
지불의 위임과 이송, 입금전표의 작성, Pegboard 수표 작성법이 있다.

은행 명세서의 조정
매달 말이나 은행업무 기간에 은행 명세서를 수령받으면, 예금계좌를 반드시 조정하여 자신의 기록과 은행기록을 일치시킨다.

임금대장(payroll)
임금대장(지급급여) 기록의 생성 및 관리, 지급급여 계산, 지급급여 보고서의 생성, 종업원에게 지급된 급여 총액을 기초로 하여 고용주에게 과하는 지급급여 세금의 입금은 치과경영관리사의 할당된 임무이다. 미국 국세청(IRS) 출판물 15, 안내장 E, 고용주를 위한 세금안내는 임금대장 주제의 중요 정보를 규정한다. 안내장은 매년 증보되므로 미국 내 국세청이나 인터넷 (http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p15.pdf)에서 얻을수 있다.

기록보존
모든 고용세금의 기록은 4년 이상 보관한다. 미국 국세청(IRS) 고찰에 이용하고 다음 정보를 포함한다.
① 고용주의 신원확인 번호
② 모든 임금, 연금(annuity, pension) 지불금액과 날짜
③ 보고된 팁(사례금)의 금액
④ (돈 대신) 물건으로 지불된 임금의 정당한 시장가격
⑤ 피고용인과 수령인의 이름, 주소, 사회안전번호, 직업
⑥ 배달되지 않고 반송된 피고용인의 서식 W-2 복사본
⑦ 고용날짜
⑧ 병 또는 상해로 결석한 동안 피고용인과 수령인에게 지불한 기간, 그리고 상대방이나 제3자 지불인이 지불한 지불금과 주간 지불 등급
⑨ 피고용인과 수령인의 소득세 원천징수 승인증명서(서식 W-4, W4P, W-S, W-4V)의 복사본
⑩ 예금한 세금의 날짜와 금액
⑪ 제출한 반송 복사본
⑫ 증거를 포함하여 제공된(본급 외의 유급 휴가•건강 보험•연금 따위) 부가 급부(給付)의 기록

① 고용주의 신원확인 번호
피고용인에게 세금 명세서를 제공하거나 고용세를 보고하는 고용주는 고용주 인식번호(EIN)가 필요하다. EIN은 미국 국세청이 발행한 9개 아라비아 숫자의 번호(00-0000000)이다. EIN은 고용주의 세금 청구서를 나타내는데 사용하며, 미국 국세청(IRS)이나 사회보장기관(SSA)으로 보낸 모든 항목에 들어 있다.

② 전산화된 지급급여
컴퓨터 프로그램은 모든 지급급여 정보를 계산하고 기록한다. 청구서가 설정되어 지급급여 정보를 입력하면 프로그램은 세금과 기타 공제금액이 결정된다. 보고서는 피고용인의 자료실에 보관된 정보를 기준으로 생성된다.

임금대장(지급급여) 서비스
지급급여 서비스는 은행과 지급급여를 계산하는 외부 계약자가 제공한다. 그런 서비스는 기록을 유지하고 지급급여 수표를 생성하고 보고서를 제공하며 공채증서 서식을 작성한다. 추가로 피고용인의 개인 예금계좌에 지급급여가 직접 예금되도록 정하여 종이수표의 필요성을 줄인다.


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