건강보험과 연계해서 생각해 보는 병원사무관리
병원을 운영하는데 있어서 사무관리를 하는 데에는 많은 부분이 연계되어 있는데, 그중에서 건강보험이 많은 부분을 차지한다고 생각하고 있다. 그 이유는 건강보험은 상당히 체계화되어 있고, 금전적으로 환산이 가능하고, 항상 누군가가 검사를 해서 그 결과가 나오기 때문이다. 그러나 그 체계적인 시스템은 의료와 관련된 법 및 규정들과 연계가 되어있기에 건강보험과 관련되어 있다고 이야기하는 것보다 전체적인 시스템과 관련이 있다고 하는 것이 더 정확한 표현일 것이다.
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

진료기록부에는 이런 것이 기록되어 있어야 한다.

진료기록부의 기재사항은 의료법시행규칙에 규정되어 있다.
제14조(진료기록부 등의 기재 사항) ① 법 제22조 제1항에 따라 진료기록부·조산기록부와 간호기록부(이하 “진료기록부등”이라 한다)에 기록해야 할 의료행위에 관한 사항과 의견은 다음 각 호와 같다. <개정 2013.10.4.>
1. 진료기록부
가. 진료를 받은 사람의 주소·성명·연락처·주민등록번호 등 인적사항
나. 주된 증상. 이 경우 의사가 필요하다고 인정하면 주된 증상과 관련한 병력(病歷)·가족력(家族歷)을 추가로 기록할 수 있다.
다. 진단결과 또는 진단명
라. 진료경과(외래환자는 재진환자로서 증상·상태, 치료내용이 변동되어 의사
가 그 변동을 기록할 필요가 있다고 인정하는 환자만 해당한다)
마. 치료 내용(주사·투약·처치 등)
바. 진료 일시(日時)

한때 진료 일시라는 것을 가지고 시간을 적어야 한다며 이런 경우가 어디 있냐고 했지만 개정 전에는 진료 일시분을 적어야 했다. 건강보험을 청구하기 위해서는 환자의 이름과 주민등록번호만 있으면 된다. 하지만 진료기록부에는 주소와 연락처도 추가로 적어야 한다. 개인 정보법에 의하면 이러한 자료를 수집하는 것이 개인정보동의가 있어야 가능하지만, 진료목적의 경우에는 예외적으로 수집이 가능한 근거가 된다.
주된 증상도 기입해야 하는데, 예전에는 병력과 가족력이 필수사항으로 되어 있다가 선택사항으로 변경이 되었다. 이는 법적인 규정으로 의학적으로는 환자의 병력과 가족력은 중요한 사항이므로 결국 병력청취를 하게 되고 그 결과를 기입하게 될 것이다. 진료경과도 환자의 상태를 파악하는 근거이므로 소홀히 하기 어려운 부분이다.

접수를 하면서 개인정보는 보호해야 한다.
건강보험을 포함해서 환자를 접수하는 순간부터 개인정보보호법에 의해서 수집동의가 없어도 수집이 가능한 정보를 파악해야 하고, 그렇게 수집된 정보라도 진료목적이 아닌 다른 목적으로 사용되는 경우에는 별도로 동의를 얻어야 사용이 가능하다. 치석제거나 틀니보험을 적용하는 경우에 개인정보동의를 별도로 받는 것도 개인정보보호법에 의한 것이므로 접수단계에서 연계된 법령의 내용을 숙지하는 것이 필요하다. 예전에는 간단하게 생각한 문제들이 이제는 복잡한 경우가 많다는 것은 익혀야 하는 규정이 많아졌기 때문이다. 진료비를 안 가져왔다고 예전에 어디서 본 것처럼 환자가 주민등록증을 맡기고 나중에 찾아가겠다고 해서 주민등록증을 맡으면, 주민등록증을 채무이행의 확보수단으로 사용한 것이 되어 처벌을 받게 된다. 또한 수표로 지불하는 경우 뒤에 이서를 하면서 주민등록번호를 받으면 개인정보법 위반이 된다.

개인정보라도 진료목적상 필요하면 확인을 해야 한다.
이런 법률적 환경에서 건강보험은 부정수급방지대책이라며 환자의 자격조회를 해서 무자격자 및 급여제한자는 진료비를 청구해도 주지 않겠다고 있으니, 자격확인을 강화해야 한다. 신분증이 없으면 그 환자의 인적사항을 확인하지 못하게 되고, 어느 치과에서든 가끔 한 번씩 타인의 주민등록번호로 진료를 받아서 진료비확인요청을 받은 경험이 없는 곳은 드물 것이니 난감한 상황이 발생하게 된다. 이것이 치과의원의 업무인지는 모르겠지만 자격확인을 위한 병원행정력이 추가로 발생하게 된다.
의무기록의 경우에는 보호자의 연락처도 수집해야 하는데, 환자가 응급상황인 경우 연락할 수 있는 비상연락처를 보호자의 연락처라고 수집하는 취지를 알아야 한다. 우리는 흔히 환자의 연락처가 진료예약 등에만 사용한다고 생각하는데 환자 진료 중 응급상황이 발생하면 휴대폰 번호만 알고 있는 경우 보호자나 가족들과 연락이 불가능하다. 교과서적으로는 담당 주치의의 인적사항과 연락처도 접수 시 파악하도록 되어 있다. 환자의 상태를 파악하기 위해서라는 목적이다.

병원에 고지하거나 게시해야 하는 것도 많다
접수단계나 치료단계에서 환자에게 고지하거나 게시해야 하는 것도 많다. 예전에는 치과의원 개설 신고 시에 비급여수가표를 신고하였던 적이 있다. 2010년 1월 29일부터는 원내에 비급여 수가를 고지하여야 하고 홈페이지가 있는 병원급 의료기관의 경우에는 홈페이지에도 표시를 해야 한다. 병원에서 진료기록부사본, 진단서 등의 제증명수수료의 비용도 원내에 게시해야 한다. ‘환자의 권리’ 등이 담긴 글을 의료기관 내에 게시하는 것도 의무이므로 체크해야 한다. 개인정보법에 의해서 CCTV 등을 운용하는 경우 게시해야 하고 금연스티커도 붙여야 한다. 기타 여러 법률에 의해서 관리하고 고지하고 게시해야 하는 것들이 많은데 각각의 법률에서 정하는 방법으로 정확하게 운용해야 한다. 게시하고 있던 것을 잠깐 치웠다가 적발되는 경우에도, 고지할 수 있도록 해놓아도 제대로 고지를 못하면 처벌을 받게 된다.

세무회계도 사무관리의 한 부분이다
건강보험에서는 정확한 본인부담금을 수납해야 하고 청구액도 명확해야 한다. 본인부담금을 당일 정확하게 징수하지 않으면, 총 진료비를 처리하는데 번거로움이 생기게 되는데 세무회계적으로도 나중에 정리가 어려워진다. 영수증 발부도 금액이 틀리게 되면, 연말정산에서도 수정이 번거로워지고 현금영수증 발부도 복잡해진다. 급여와 비급여, 본인부담금과 청구액, 카드와 현금수납, 현금영수증의 관리를 결국 건강보험제도와 연계해서 판단하고 정리해야 한다. 이를 명확하게 처리하지 않는 경우 상당한 불이익이 오게 되므로 신경이 안 쓰일 수 없다. 세무회계도 잘 정리해 놓아야 나중에 혼란 없이 결산을 잘 할 수 있다. 연말만 되면 연말정산 간소화에 따라서 환자의 수납에 대한 자료를 국세청으로 보내야 하는데, 미리 정리해 두지 않는다면 일일이 1년치를 야근을 하면서 정리해야 하는 경우가 생긴다.
수입금액에 대한 결산도 항목별로 정리하지 않으면 건강보험지급액, 의료보호지급액, 자동차보험이나 산업재해의 지급액, 신용카드매출액 등 숫자와의 전쟁이 벌어지기도 한다. 이런 청구 후 관리가 사무관리에서 중요한 부분이 되기도 한다.

본인부담금 수납대장도 잘 정리해야 한다
본인부담금 수납대장도 필수적으로 관리해야 하는 서류인데, 흔히 청구프로그램에 본인부담금이 보이는데 이를 별도로 관리해야 하는지에 대해서 의문을 가지게 된다. 그러나 청구프로그램에서 보이는 금액은 본인부담금이 얼마인지를 표시해 주는 것이며, 수납대장은 본인부담금으로 얼마를 받았는지를 기록하고 관리하는 서류이다. 그래서 양식을 보면 보험본인부담금과 비급여비용의 수납한 비용을 기록하도록 되어있다.
건강보험의 운용에서 급여와 비급여의 구분도 결국 수납에서 결정해야 하는 부분이다. 임의비급여가 존재하는 현실적인 이유도 있지만, 삭감을 우려해서 청구를 못하는 경우도 있다. 법정 비급여는 비급여로 수납하는 것이 맞지만 환자의 항의가 걱정되어서 보험 쪽에서 어떻게 적용이 가능할까 꼼수를 생각하는 경우도 있다. 그러나 모든 것은 원칙적으로 처리해야 나중에 문제가 생기지 않는다.

건강보험을 포함하는 병원사무관리를 잘 하는 것이 필요하다
건강보험이라는 것이 심사기준, 보험청구 등의 문제가 아니라는 이야기를 하는 전문가들이 많다. “이렇게 하면 삭감을 당할 것이고, 이런 약은 쓰면 문제가 없을 것”이라고 이야기하는 사람들은 전문가가 아니다. 특히 관련규정을 자의적으로 해석해서 맞다고 고집을 부리는 이야기는 이제는 좀 가려서 들어야 할 것이다. 보험청구는 전체적인 원무행정의 일부분이며, 청구만을 위한 업무처리는 도리어 문제가 될 수 있다.
병원사무관리의 측면에서 보면 병원과 관련된 모든 병원법, 사업장이므로 사업장과 관련 규정, 세무회계와 관련된 원칙, 개인정보법 같은 기타 규정을 모두 이해하면서 접근해야 한다. 이런 규정에는 원칙과 해석이 있으며, 이를 충실하고 원론적으로 이해하는 것이 필요하다. 진료를 했는데 보험에서 인정하지 않는다는 이야기 이전에 진료에 치의학적 타당성이 있는지를 먼저 생각해 봐야 한다.
수납의 문제는 그 이후에 생각해야 한다. 수납을 위해서 학문적이지 않은 방법으로 접근을 하면 문제가 더 커질 수 있다는 점을 생각하고 원칙적인 내용을 먼저 숙지하는 것이 필요할 것이다.