개원을 앞둔 예비 개원의들에게는 챙겨야할 게 한두 가지가 아니다. 자금 문제에서부터 입지 선정, 계약 그리고 오픈과 이후의 초기 경영에 이르기까지 챙기고 확인해야할 것들이 너무나 많다. 이에, 본지는 ‘개원에서 경영까지’란 주제로 덴탈부동산클리닉 이승열 대표의 글을 6회에 걸쳐 연재한다. 이승열 대표는 다수의 치과에서 전문 경영 컨설턴트로서 활약해 왔으며 최근엔 부동산까지 영역을 넓혀 폭넓게 활동하고 있다.

글 | 이승열 (덴탈부동산클리닉 대표)

 

 

오늘은 제가 17년간 치과에서 근무하며 실제 근무 시 적용하고 있는 방법들을 알려 드리겠습니다. 이를 활용해 도움이 되시길 바랍니다.

이전에 말씀 드린바와 같이 모든 치과는 개원기-성장기-성숙기의 발전 단계를 거치게 됩니다. 개원 환경과 병원의 형편에 따라 발전시기가 빠르거나 더딘 발전과정을 거칠 수도 있고 때에 따라선 경영 미숙이 원인이 되어 폐업하는 일도 있습니다.

지난번 말씀 드렸던 ‘고객이 우리치과에 와야 하는 이유’가 개원기의 중요한 경영사항이었다면, 지난달 말씀 드린 ‘좋은 약속 만들기와 지키기’는 성장기에 중요한 경영사항이라고 볼 수 있습니다.

요약하면, 개원기엔 ‘고객만족’이라는 목표를 가지고 치과의 상품을 만드는 일에, 성장기엔 병원의 차별화를 제대로 알리고 소개 환자를 늘리는 마케팅이 중요하다는 것입니다.

개원기와 성장기를 잘 거치게 되면 비로소 안정기에 접어들 수 있습니다. 다시 말해, 인사와 매출 면에서 비로소 안정됩니다. 오늘은 안정된 치과에서 성숙기에 필요한 경영사항에 대해 말씀 드리고자 합니다.

현직에서 근무하는 많은 경영실장님의 경우에는 개업 초기에 여러 가지 업무가 많았지만 안정기에 접어들면 ‘업무가 없어 곤란하다’할 정도로 업무가 안정되고 원활해 집니다. 일이 없어서가 아니라 그만큼 효율이 증가했다는 얘기입니다.

진료만큼 중요한 세 가지 경영업무
가끔 얼마의 매출이 이루어져야 치과가 안정 된 것인지 묻는 분도 계시는데 2016년 국세청 자료에 의하면 치과의원 년 평균매출이 의원 1곳당 5억3,600만원이라고 합니다. 이를 감안하면 월 4,467만원의 매출이 기준이 됩니다. 그러나 월 매출 목표를 평균 이상으로 정하신 치과는 그에 맞는 경영이 필요합니다.

지금 치과계 현실은 진료수가가 어느 정도 하향평준화 된 상황입니다. 따라서 치과 매출이 평균 치과의 2배 정도가 되려면 원장님의 진료에 투입되는 시간도 2배 정도 되어야 정상입니다. 매출이 2배임에도 진료에 투입되는 시간을 동일하게 하려면 수가를 2배 이상 받을 수 있어야 하는데 수가를 2배로 정하기란 현실적으로 어렵다는 이야기지요.

치과의 매출 목표가 일반치과의 2배 이상인 치과의 경우에는 원장님을 대신해서 경영을 도울 수 있는 중간관리자가 필요합니다. 보통은 치과의 상담실장님(이하 실장님)께서 원장님을 대신해서 경영에 도움을 드릴 수가 있는데 많은 원장님과 실장님께서는 실장님의 경영지원 업무가 무엇인지를 명확하게 이해하지 못하고 계신 경우가 많습니다.

결론부터 말씀 드리자면 원장님은 병원에서 가장 급하고 중요한 ‘진료’라는 업무에 매진해야 하기 때문에 실장님께서 급하지는 않지만 중요한 업무를 도울 수 있어야 합니다. 제가 주장하고 싶은 내용은 급하지는 않지만 중요한 세 가지 경영 업무를 실장님께서 대신할 수 있으면 원장님의 경영에 대한 부담이 일정 부분 줄어든다는 것입니다.

첫째, 측정하기
피터 드러커라는 경영학자의 “측정하지 못하면 관리할 수 없다”라는 말이 있습니다. 한번쯤은 들어본 말일 것입니다. 경영을 한다는 것은 측정 하는 것에서 출발합니다. 이 글을 읽는 원장님, 실장님께서는 지난달 월 총매출, 월 보험매출, 신환, 총환자수, 진료횟수를 기억하고 계시는지요? 쉽게 말씀 드리면 여러 가지 치과의 정보가 측정되어야 관리할 수 있다는 것입니다. 

치과에서 정보를 측정하지 않는 이유는 필요성을 느끼지 못하기 때문입니다. 지금처럼 컴퓨터가 보급되지 않았던 과거에는 자료를 입력할 수 있는 수단이 없었기 때문에 측정하지 못한 면도 있었지만, 다른 한편으로는 치과라는 업무공간에서 ‘진료’라는 부분이 가장 중요하고 모든 직원의 업무와 연동되기 때문에 관리되지 않은 측면도 있었습니다.

원장님을 비롯한 모든 직원이 병원이 잘되는지, 안되는지를 너무 잘 알고 있다고나 할까요? 일례로, 제가 치과를 방문하여 원장님이나 상담실장님과 대화를 나누다 보면 치과의 경영 상황을 대부분 잘 안다고 말씀 하십니다. 하지만 구체적이고 정확한 정보를 알고 있는 경우는 많지 않습니다.

통계로 월 총매출과 신환 수 정도만을 생각하는 치과도 많습니다. 아쉬운 것은 이미 많은 자료가 조금만 관심을 가지면 정보로 변환될 수 있음에도 이를 간과하고 있다는 것입니다.

요즘에는 치과 매출의 대부분이 신용카드로 대체되고 현금영수증 의무 발급으로 인해 현금 매출도 청구프로그램을 통해 입력하기 때문에 정산 등의 업무를 별도로 하지 않아도 됩니다. 이렇게 보험 청구 프로그램에 수납 사항을 입력해야 하는 상황에서 많은 치과는 이미 대부분의 자료가 청구프로그램에 입력되어 있습니다.

다만, 입력되어 있는 자료를 정보로 변환하고자 하는 업무를 하지 않는다면 경영에 필요한 정보는 제공되지 못할 것입니다. 이렇게 보면 치과는 실무에서의 업무자료를 정보로 변환하는 것이 측정이라고 볼 수도 있겠습니다.

그러므로 매출이 다른 병원보다 높아 다양한 차원에서 측정이 필요 하다면 가급적 많은 정보가 정확하게 제공 되어야 할 것 입니다. 일례로, 제가 근무하는 치과의 경우에는 매월 총 16가지 항목을 측정하고 있지만 더 늘릴 수도, 줄일 수도 있습니다.

저희 치과도 처음에는 26가지 경영 항목을 측정했으나 지금은 16가지 경영 항목만을 측정하고 있습니다. 경영 항목의 측정이 의미를 갖고 경영에 도움이 되기 위해선 각 항목에 대한 명확한 목적과 원장님을 포함한 구성원의 꾸준한 관심과 노력이 필요합니다.

둘째, 관리하기
관리하기는 계획업무와 보고업무가 있습니다. 많은 기업들은 매년 10월 정도 되면 다음연도 사업계획을 만드느라 분주하지만 치과는 사업계획을 만드는 자체가 생소합니다. 하지만 목표 없이 어떤 기준으로 성과를 평가 할 수 있을까요? 매출, 직원만족, 고객만족 이 모두가 목표를 만들어 놓아야 성과 달성 유무를 알 수 있는 것이 아닐까요?

그래서 저는 연말에 다음연도 사업목표를 만들어 보시길 추천 드립니다. 물론 실현 가능한 구체적인 목표를 만들기 위해서는 별도의 공부와 훈련이 필요합니다. 처음부터 대기업 수준의 사업계획을 만들려고 하지 말고 할 수 있는 정도의 사업계획을 만드는 것으로 시작해도 좋습니다.

연간 계획을 만들 때는 1월~12월까지의 월간 주요 계획을 포함하여 매월 업무 계획을 함께 만드는 것도 좋습니다. 잊기 쉬운 세금 납부일이나 각종 기념일, 그리고 날짜에 따른 정기적인 업무를 사전에 만들어 놓으면 업무를 진행하는 것이 계획 없이 업무를 진행할 때보다 훨씬 효율적일 수 있습니다.

꼭 12개월간 매월마다 행사가 있지 않아도 좋습니다. 1년에 한번 야유회 가는 날짜만이라도 미리 예정일을 정해 놓고, 매월 정기적으로 해야 하는 업무를 기재하는 것으로 시작해도 좋습니다.

예를 들면, 월초에는 지난 한 달의 경영평가를 진행하고, 매주 토요일에는 지난 한주의 주요 업무 보고와 다음 주에 있을 주요 예정 업무를 보고 하는 것만으로도 업무에 도움이 됩니다. 꼭 구두보고일 필요도 없습니다. 오히려 기록을 남기기 위해서는 E-mail 이나 메신저 서비스를 이용하는 것도 효율적입니다.

정기적인 인사평가, 마케팅 업무 피드백, 주요시설 및 장비 점검, 고객접점 체크등도 매월 정해진 날짜에 진행하면 병원 경영을 효율적으로 진행할 수 있습니다. 정기적으로 해야 하는 세무업무도 사전에 계획하면 효율적입니다.

1월초 연말정산간소화 서비스 준비, 2월 사업자현황신고, 5월 종합소득세 신고, 6월 사업자 성실신고확인, 11월 사업자의 종합소득세 중간예납 업무도 미리 대비하면 업무가 수월합니다. 병원의 규모가 있고 중간 관리 직원이 많다면 인사, 마케팅, 세무 업무의 담당자를 별도로 정해 통합 된 업무계획을 모두가 공유하는 것도 효율적입니다.

셋째, 개선하기
경영을 하려는 궁극적인 목적은 치과에 주어진 자원을 활용하여 최대한의 성과를 거두기 위함입니다. 경쟁자보다 잘 하기 위해 전략을 세우고, 인사 업무를 원활하게 진행하고, 전략에 따르는 마케팅을 시행하고, 경영사항을 관리, 보고하는 것입니다.

이 모든 것의 피드백이 정기적으로 이루어지고 개선된다면 일정 수준까지 성과가 향상 됩니다. 치과에서의 업무 피드백은 상대적으로 관리하기가 용이합니다. 이유는 모든 업무의 시간과 공간이 한정되어 있기 때문입니다. 그러므로 정기적인 피드백을 실시하여 개선하는 것은 의지만 있다면 그리 어려운 일은 아닐 것입니다.

‘예치과’에 근무했을 당시 고객접점 100항목으로 매월 1회 고객접점을 관리했습니다. 지금의 치과에서는 청소와 소독, 인테리어 정비, 근무복장, 내외부 시설 네 가지 파트 50개 항목으로 정기점검을 하고 있습니다.

물론 피드백은 인사업무의 평가항목과 측정하기의 경영평가와도 중복되는 내용이 있습니다. 하지만 이런 측정을 통해 개선의 사항을 늘린다면 분명 더 좋은 병원이 될 수 있을 것입니다.

연재를 마치며
끝으로 제가 알고 있는 업무 팁 하나를 소개해 드리고자 합니다. 치과에서의 업무가 대부분 원장님의 지시에 근거하다 보니 상담실장님과 경영실장님들은 업무에 수동적인 상황을 많이 보게 됩니다. 하지만, 지시를 받고 하는 업무는 지시한 분의 기대치를 충족하기가 어렵습니다.

원장님의 지시 의도를 100% 파악하기가 어렵기 때문입니다. 그래서 상담실장님과 경영실장님은 오늘 제가 알려 드린 세 가지 경영업무를 생각하시고 각 치과에 맞는 구체적인 것들로 기획하시어 원장님께 먼저 제안 드리기를 권해 드립니다.

원장님 입장에서는 우리 실장님이 내가 부족한 부분을 돕는다는 생각과 다소 미흡하더라도 오히려 실장님에게 원장님의 의견을 더해 훨씬 치과에 필요한 경영방안들이 만들어 질 것입니다.

이후에도 궁금하신 치과경영과 관련된 궁금한 내용이 있으신 분은 제 홈페이지 (www.respectyou.co.kr) 혹은 메일(lager98@naver.com)로 질문 주시면 성실하게 답변해 드리겠습니다. 그리고, 2017년 8월에 출간 예정인 ‘성공하는 병원의 7가지 비밀(가제)’의 제 저서에도 많은 관심 부탁드립니다.

지난 6개월 간의 연재가 이번호로 마치게 됩니다. 지면을 통해 글을 실을 수 있도록 힘써주신 덴포라인 모든 관계자 분들과 부족한 글임에도 많은 관심과 성원을 보내주신 독자님들께 감사드립니다.